Hướng dẫn cách sắp xếp và nộp hồ sơ cho NVC-mới.

Hướng dẫn cách sắp xếp giấy tờ nộp cho NVC (mới).

BỘ 1: CIVIL DOCUMENTS – BỘ GIẤY TỜ CỦA NGƯỜI ĐƯỢC BẢO LÃNH.

Mỗi người trong hồ sơ gia đình Người được bảo lãnh (NĐBL) sắp xếp giấy tờ bộ Civil Documents như sau:
• Document Cover Sheet IV.
• Hai (2) hình 5x5.
• Hộ chiếu bản copy.
• Giấy Khai sinh bản copy + bản dịch tiếng Anh.
• Giấy Kết hôn bản copy + bản dịch tiếng Anh.
• Giấy Ly hôn/Chứng tử bản copy + bản dịch tiếng Anh (nếu có ly hôn/qua đời).
• Giấy Tình trạng Hôn nhân bản copy + bản dịch tiếng Anh (dành cho con đi theo trong hồ sơ diện F – Nam 22t/Nữ 18t).
• Lý lịch Tư pháp số 2 + bản dịch tiếng Anh.
• Lý Lịch Tư pháp nước ngoài bản chính + bản dịch tiếng Anh (nếu có).
• Hồ sơ Tòa án bản copy + bản dịch tiếng Anh (nếu có án tích).
• Hồ sơ Quân đội bản copy + bản dịch tiếng Anh (nếu có đi Quân đội).

- Dùng kẹp ghim để kẹp bộ giấy tờ của mỗi người.
- Bộ của đương đơn chính đặt ở trên cùng.
- Xếp tất cả vào 1 bìa lá, hoặc bao hồ sơ. Dùng tem dán lên trên ghi nhãn Civil Documents.

BỘ 2: FINANCIAL DOCUMENTS – GIẤY TỜ CỦA NGƯỜI BẢO LÃNH.

Người Bảo lãnh (NBL) sắp xếp giấy tờ bộ Financial Documents như sau:
• Document Cover Sheet AOS.
• Form I-864/I-864A bản chính (*).
• Form I-864/I-864A các bản copy (tương ứng số người đi theo hồ sơ) (**).
• Bộ hồ sơ Khai thuế bản copy.
• Giấy Khai sinh bản copy + bản dịch tiếng Anh.
• Giấy Kết hôn bản copy + bản dịch tiếng Anh (*).
• Bằng Quốc tịch Mỹ bản copy của người bảo lãnh (hoặc US Passport/Thẻ xanh). (Kèm thêm Proof of Domicile – nếu có).
• Bằng Quốc tịch Mỹ bản copy của Vợ/Chồng người bảo lãnh (*).

Phải nộp thêm bộ Financial Documents của Người Đồng Bảo trợ giống như bộ của người bảo lãnh (NBL).
• Riêng giấy Khai sinh: nếu người bảo trợ (NBT) không có mối quan hệ trực hệ với người bảo lãnh (NBL), thay thế Giấy Khai sinh bằng Thư cam kết Bảo trợ Tài chính (giải thích mối quan hệ).

- Dùng kẹp ghim để kẹp bộ giấy tờ.
- Bộ của người bảo lãnh (NBL) đặt ở trên cùng (nếu có người đồng bảo trợ).
- Xếp tất cả vào 1 bìa lá, hoặc bao hồ sơ. Dùng tem dán lên trên ghi nhãn Financial Documents.

* Ghi chú:
- Ghi Case Number bằng bút chì ở góc phải trên các giấy tờ.
- Hình 5x5: bỏ vào bao nhỏ (hoặc bao nilon nhỏ có khóa kéo). Ghi Case Number + tên tiếng Anh + ngày sinh vào mặt sau của hình.
- Có thể tùy ý nộp thêm trang xác nhận Form DS-260 của mỗi người vào bộ Civil Documents.
- (*) Form I-864A: Thông thường khi người bảo lãnh (NBL) có kết hôn & khai thuế chung thì bộ Bảo trợ Tài chánh (BTTC) gồm Form I-864/I-864A. (Bài viết này chỉ đề cập đến việc sắp xếp hồ sơ sao cho gọn gàng & hợp lệ).
- (**) Nếu người được bảo lãnh (NĐBL) có người đi theo, phải nộp thêm các bản copy Form I-864/I-864A tương ứng số người đi theo này. Không cần copy thêm bộ hồ sơ Khai thuế.

Sau khi sắp xếp xong giấy tờ của 2 bên, phải gộp chung Bộ 1 & Bộ 2 vào 1 bao thư lớn, và gửi đến NVC theo địa chỉ trong Document Cover Sheet:
National Visa Center
Attn. CMR
31 Bộ sưu tập Rochester Avenue 100
Portsmouth, NH 03801-2914.

* Những điều cần lưu ý:
Nếu gửi bao thư hồ sơ qua dịch vụ chuyển phát nhanh (UPS), có thể ghi (hoặc dán tem) bên ngoài bao thư của mình như sau:
- Ghi tên + địa chỉ người gửi (ở góc trái bên trên).
- Ghi địa chỉ NVC (ở góc phải).
- Ghi thêm Case Number ở góc phải bên trên.

Sau đó đặt bao thư của mình vào trong bao thư chuyên dụng của UPS. Làm như vậy để tránh tình trạng hồ sơ bị thất lạc hoặc rơi rớt do bao bì UPS bị vỡ/rách. Mặc dù có số Tracking để kiểm tra lịch trình chuyển phát hàng, nhưng nhớ đăng ký thêm email với dịch vụ chuyển phát để nhận thông báo khi hồ sơ đã được chuyển. Phòng hờ khi NVC báo không nhận được hồ sơ, email này là bằng chứng để NVC tìm gói hàng của mình.